Quem ganha a licitação de serviços é quem sabe o próprio custo

Em licitações de serviços com mensalistas, como manutenção elétrica, limpeza, vigilância ou apoio administrativo, vence quase sempre o menor preço. Só que o menor preço que vale é o que a empresa consegue cumprir durante 12 meses sem prejuízo. Um lance abaixo do custo real vira contrato deficitário, e um lance muito acima do necessário perde a disputa.

Este guia mostra, em linguagem simples, como uma empresa de Londrina, Rolândia e região deve montar a planilha de custos antes de dar o primeiro lance. Ele se baseia em um estudo que nosso escritório fez recentemente para uma empresa do Simples Nacional que disputa um pregão eletrônico de manutenção elétrica em prédios públicos municipais. Os números foram generalizados e o cliente não é identificado.

A planilha de custos decide a licitação antes do lance

A planilha de custos é a conta que mostra de onde sai cada real do preço: salários, encargos, benefícios, veículo, ferramentas, impostos e lucro. Ela serve a três momentos:

• Antes do pregão: define o menor lance que a empresa pode dar sem ter prejuízo.
• Durante o pregão: evita dar desconto além do limite quando a disputa esquenta.
• Depois do pregão: sustenta a proposta se o órgão pedir comprovação de que o preço é exequível, ou seja, possível de cumprir.

Muitos editais também fixam um preço mínimo de exequibilidade. Em um edital recente que analisamos, a proposta abaixo de 50% do valor estimado era considerada inexequível. Abaixo desse piso a proposta cai; acima dele, o limite real é o custo da própria empresa.

Convenção coletiva: o primeiro custo a conferir

O maior item da planilha é a folha de pagamento, e quem manda nela é a convenção coletiva de trabalho (CCT) da categoria. É a CCT que fixa o piso salarial, o adicional de periculosidade, o valor das horas extras, o vale-compras, a alimentação, o seguro de vida e outras obrigações.

O erro mais comum é copiar a planilha de outro contrato sem conferir a convenção vigente. Cada sindicato negocia valores diferentes e tem base territorial própria, que diz em quais cidades a convenção vale. No nosso estudo, a mesma equipe de dois profissionais custou mais de 20% a menos por mês quando comparamos duas convenções de categorias diferentes. Qual convenção se aplica depende da atividade da empresa e do enquadramento sindical, e não da vontade de quem monta o preço.

Pontos para conferir em qualquer CCT:

• vigência e data-base do reajuste;
• cidades da base territorial (Londrina, Rolândia, Arapongas, Cambé e demais municípios da região);
• piso por função e divisor de horas;
• benefícios obrigatórios e se dependem de o empregado ser associado ao sindicato;
• uniformes, EPIs e ferramentas: o que a convenção manda e o que o edital exige.

Simples Nacional: Anexo III ou IV e o INSS patronal

Para empresas do Simples Nacional, a escolha do anexo muda o custo da folha. No Anexo III, a contribuição patronal ao INSS (CPP) está incluída na guia do DAS, e a empresa não recolhe INSS patronal à parte. No Anexo IV, a CPP e o RAT são recolhidos por fora do DAS, em torno de 20% a 23% sobre a remuneração, o que encarece muito um contrato de mensalistas.

O enquadramento depende da atividade efetivamente prestada. Serviços de manutenção e reparos de instalações existentes costumam seguir o Anexo III, mas o CNAE cadastrado precisa ser coerente com o objeto da licitação. Quando não é coerente, é melhor ajustar o cadastro antes da assinatura do contrato do que descobrir a diferença depois, com autuação.

Três cuidados para a empresa nova no Simples:

• Faturamento inicial zero: a alíquota efetiva começa na primeira faixa, mas sobe conforme o contrato fatura, porque o cálculo usa os 12 meses anteriores.
• Limite de R$ 360 mil: o contrato pode levar uma microempresa a ultrapassar o limite e virar empresa de pequeno porte, com alíquotas maiores.
• Retenção de 11% na nota: quando se aplica, afeta o caixa, e não o custo, porque o valor retido compensa o INSS devido.

Encargos, provisões e horas extras: o que não aparece no salário

O salário do contracheque é só parte do custo. A planilha precisa provisionar, mês a mês, o que a empresa vai pagar depois:

• 13º salário (1/12 por mês);
• férias com o terço constitucional;
• FGTS de 8% e a multa de 40% na rescisão sem justa causa;
• aviso prévio indenizado, ajustado pela rotatividade esperada;
• benefícios da convenção: vale-compras, alimentação, vale-transporte, seguro de vida e outros;
• exames, EPIs e uniformes quando o edital exigir.

Horas extras e o fim da escala 6×1. Muitos editais ainda exigem jornada de 44 horas semanais. Com a redução da jornada prevista na Emenda Constitucional nº 141/2026, a diferença entre a jornada do edital e o novo limite legal pode virar hora extra, ou motivo para pedir reequilíbrio do contrato. Chamados em sábados, domingos e feriados também custam mais: a convenção costuma pagar 50% de adicional em dias úteis e 100% em dias de repouso. Confira sempre o texto oficial da emenda e da convenção, porque as regras de transição ainda geram dúvidas.

Uma boa planilha deixa as horas extras em uma chave que liga e desliga. Assim a empresa vê na hora quanto o preço muda com e sem elas. No nosso estudo, essa chave representou cerca de 8% do custo total mensal.

DRE do contrato, lucro, pró-labore e o limite do lance

Depois da folha, entram os custos do contrato: veículo (depreciação, IPVA, seguro e manutenção), ferramentas, EPCs, despesas administrativas e o honorário da contabilidade. O que sobra é o resultado da empresa, e o sócio precisa receber um pró-labore, no mínimo de um salário mínimo, que também é custo.

O preço final sai da fórmula:

\text{preço} = \frac{\text{custo total}}{1 - \text{margem de lucro} - \text{alíquota do Simples}}

Como a alíquota do Simples depende do faturamento, que depende do preço, o cálculo é feito por aproximações sucessivas até o número estabilizar. Com isso a empresa descobre dois números-chave:

• Desconto máximo com a margem planejada: o menor lance que ainda deixa o lucro desejado.
• Desconto máximo com lucro zero: o limite absoluto. Abaixo dele cada mês de contrato dá prejuízo.

No estudo, a empresa podia dar um desconto de cerca de 39% sobre o valor máximo do edital mantendo 8% de lucro, e de cerca de 44% com lucro zero. Esses percentuais mudam de caso para caso e não devem ser usados como referência para outros contratos.

Checklist antes de dar o primeiro lance

• Li o edital, o termo de referência e o estudo técnico, incluindo equipe mínima, jornada, veículo e itens que a contratada deve fornecer.
• Confirmei qual convenção coletiva se aplica à minha atividade e se ela vale na cidade da prestação do serviço.
• Usei o piso e os benefícios da convenção vigente, e não de um contrato antigo.
• Confirmei o anexo do Simples Nacional e se o CNAE da empresa é compatível com o objeto.
• Provisionei 13º, férias, FGTS, multa e aviso prévio.
• Decidi como tratar horas extras e chamados em fins de semana.
• Cotei veículo, seguro, ferramentas e EPIs, em vez de usar estimativas.
• Incluí honorário contábil, despesas administrativas e pró-labore.
• Calculei o lance mínimo com a margem de lucro e o lance mínimo com lucro zero.
• Verifiquei o preço mínimo de exequibilidade do edital e o prazo para pedir esclarecimentos.

Perguntas frequentes

Empresa do Simples Nacional pode disputar licitação? Pode. Microempresas e empresas de pequeno porte têm, inclusive, tratamento diferenciado na Lei Complementar 123/2006. O cuidado é calcular o imposto com o anexo certo e acompanhar o limite de faturamento.

Empresa aberta há pouco tempo pode participar? Pode, desde que cumpra as exigências de habilitação do edital. A falta de faturamento anterior não impede a participação, mas afeta o cálculo do Simples no primeiro ano do contrato.

A convenção coletiva pode mudar durante o contrato? Pode. Quando há novo acordo ou reajuste de piso, a empresa pode pedir repactuação do contrato, mas os editais costumam limitar o reajuste de preço ao período após os primeiros 12 meses. Por isso a planilha deve considerar o risco do reajuste.

Vale a pena dar desconto máximo para ganhar? Não. Ganhar com lucro zero, ou com prejuízo, só troca uma disputa por um contrato que consome o caixa. O melhor lance é o menor que ainda mantém a margem planejada.

Preciso de contador para montar a planilha? A planilha mistura direito do trabalho, tributação e contabilidade. Errar um desses pontos custa caro, e o contador já domina o Simples, a folha e a DRE do contrato.

Como a Moraes Assessoria ajuda empresas de Londrina e Rolândia

A Moraes Assessoria Contábil & Empresarial atende empresas em Londrina, Rolândia e região desde 2003. Para quem quer disputar licitações, o escritório:

• analisa o edital e o termo de referência e aponta os custos que a empresa deve fornecer;
• confere a convenção coletiva aplicável e monta a planilha de custos;
• define o anexo do Simples Nacional e simula o imposto ao longo do contrato;
• projeta a DRE do contrato, com lucro, pró-labore e limite de desconto;
• acompanha a empresa depois da assinatura, com folha, impostos e repactuação.

Se a sua empresa vai disputar um pregão em Londrina, Rolândia ou em outro município do Paraná, fale com a nossa equipe antes de dar o primeiro lance.

Este artigo tem caráter informativo e não substitui a análise do caso concreto. Os valores citados vêm de um estudo real, generalizado e sem identificação do cliente.